VERBİS Nedir? VERBİS Hakkında Her Şey

Kısaltması VERBİS olan “Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi” kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, verileri işlemeye başlamadan önce veri işleme faaliyetleri ile ilgili hususları bildirimde bulunarak kayıt yaptırmaları gereken sistemdir. Kişisel veri işleyen kamu kurumları ile birlikte gerçek ve tüzel kişilerin, verileri Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında belirlenen şekilde düzenli olarak işleyebilmesi için geliştirilen sistem olan VERBİS, Ekim 2018 tarihinden itibaren kullanılmaktadır.

Kamuya açık olan sistem üzerinden herkes sicil kayıtlarını inceleyebilir ve gerekli gördüğü düzeltmeleri talep edebilir. Sistem üzerindeki kayıtlar kişilerin özel bilgilerini değil, kurumların hangi verileri kaydettiğini içerir. VERBİS, şeffaf ve denetlenebilir bir sistemdir.

VERBİS, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmesi sonucu veri sorumlularına ve veri işleyenlere ait yapılan düzenlemelerden biridir. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sayfası https://www.kvkk.gov.tr üzerinden yapılan sicil kayıt işlemleri ile doğru bir veri envanteri oluşturulabilmesi ve kişisel hakların korunabilmesi amaçlanmıştır.

VERBİS Kayıt Zorunluluğu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16’ıncı maddesi gereğince gerekli şartları barındıran kamu kurumları, gerçek ve tüzel kişilerin veri işlemeye başlamadan önce VERBİS sistemine kayıt yaptırması zorunludur. Yönetmelikte belirtilmiş istisnalar haricindeki kurum ve kişilere ilgili kanun usulünce belirlenmiş cezai yaptırımlar uygulanır.

VERBİS Kayıt Süresi

Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 23.06.2020 tarihli ve 2020/482 sayılı kararı ile uzatılan VERBİS kayıt süreleri aşağıdaki gibidir.

Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla olan gerçek ve tüzel kişiler için belirlenen son başvuru süresi 30.09.2020 tarihine,

Yıllık çalışan sayısı 50’den az veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmasına rağmen ana faaliyet alanı özel nitelikli kişisel veri işlemek olan gerçek ve tüzel kişiler için belirlenen son başvuru süresi 31.03.2021 tarihine,

Kamu kurum ve kuruluşları veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüklerini yerine getirmeleri için son başvuru süreleri ise 31.03.2021 tarihine kadar uzatılmıştır.

Şartları uygun olduğu halde bu süreler içerisinde kayıt yaptırmayan veri sorumluları için cezai işlem uygulanır. Kayıt yaptırma zorunluluğu bu tarihlerden sonra oluşan gerçek ve tüzel kişiler ise kayıt işlemini 30 günlük süre içerisinde yerine getirmekle yükümlüdür.

VERBİS Cezaları ve Yaptırımları

Kamu kurumlarının, gerçek ve tüzel kişilerin VERBİS sistemine kayıt olma işlemlerini yerine getirmemeleri halinde uygulanan ilgili kanunca düzenlenmiş belirli ceza ve yaptırımlar bulunur. Gerçek veya tüzel kişiler ile kamu kurumları için uygulanan ceza ve yaptırımlar farklıdır.

Gerçek ve tüzel kişiler için ilgili kanunun 18’inci maddesi birinci fıkrası Ç bendine göre Veri Sorumluları Sicili kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 ila 1.000.000 Türk Lirası arasında idari para cezası uygulanır.

Kamu kurumlarının koşulları uygun olduğu halde belirlenen süre içerisinde Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yaptırmamaları halinde ise aynı kanunun 18’inci maddesi üçüncü fıkrasına göre cezai işlem uygulanır. Buna göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev yapan memurlar, kamu görevlileri ve diğer görevli çalışanlar hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılır ve kurula bildirilir.

Aynı zamanda herhangi bir teknik aksaklık veya hukuki imkânsızlık sebebiyle kayıt yükümlülüklerini zamanında yerine getirememiş olanlar, yönetmeliğin 8’inci maddesine göre bu aksaklığın ortaya çıkış tarihinden itibaren en geç 7 iş günü içerisinde gerekçesi ile beraber yazılı olarak ek süre için kuruma başvurmalıdır. Kurum bir defaya mahsus olmak üzere 30 günü geçmemek şartıyla ek süre verebilir.

VERBİS Yönetmelik, Mevzuat

Veri Sorumluları Sicilinin oluşturulması için 24/3/2016 tarihli, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 1/1/2018 tarihinde Veri Sorumluları Sicili hakkındaki yönetmelik ile VERBİS’e kayıt için usul ve uygulama esasları yeniden düzenlenmiştir.

Veri Sorumluları Sicili ile ilgili hazırlanan yönetmelikte veri kayıt sistemini kurup yöneten gerçek ve tüzel kişilerin kişisel verileri işlemesindeki amaç ve sorumluluklar yer alır. Aynı şekilde 1/1/2018 tarihinde yayınlanmış olan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi ile ilgili yönetmelikte kişisel verilerin bir kısmı ya da tamamının otomatik ya da veri işleyen kişi tarafından silinmesi veya anonim hale getirilmesi için usul ve esaslar bulunur.

VERBİS Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince veri sorumlusu, VERBİS’te bulunan kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen gerçek veya tüzel kişidir. Veri sorumluları veri kayıt sisteminin kurulması ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişilerdir.

Tüzel kişilerde veri sorumlusu bizzat kendisidir. Eğer veri sorumlusu yurt dışında yerleşik durumda ise Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişiyi veya Türkiye’de yerleşik bir TC vatandaşı gerçek kişiyi veri sorumlusu temsilcisi atayabilir.

İrtibat kişisini ise veri sorumlusu VERBİS’ten atar. İrtibat kişisi kurum ile veri sorumlusu arasındaki iletişimi sağlayan kişidir. Atanmış olan irtibat kişisi VERBİS üzerinden Sicile Kayıt seçeneğini seçerek, kullanıcı adı ya da parola kullanmaksızın e-Devlet şifresi aracılığıyla sisteme giriş yapar. Veri sorumlusunun belirlediği irtibat kişisi Türkiye’de yerleşik ya da Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan ve 18 yaşını dolduran gerçek bir kişi olmalıdır.

Gerçek kişi veri sorumlusu kendini irtibat kişisi olarak belirleyebilir. Çünkü gerçek kişinin kendi adına işletmesi olabilir. Aynı zamanda gerçek kişi, işletmesindeki bir çalışanı ya da işletme dışındaki bir kişiyi örneğin ailesinden birini irtibat kişisi olarak atayabilir.

Veri sorumlusu gerçek kişi, eğer aktif irtibat kişisine sahip değilse başka bir veri sorumlusunu irtibat kişisi olarak VERBİS’e kaydedebilir. Ancak bir gerçek kişi birden fazla veri sorumlusunun aynı anda irtibat kişisi olamadığı gibi bir veri sorumlusunun da birden fazla irtibat kişisi olamaz.

VERBİS’e Kayıt Nasıl Yapılır?

VERBİS’e kayıt yaptırmak için öncelikle Kişisel Verileri Koruma Kurumunun web sitesi https://www.kvkk.gov.tr adresine gidilir. Ardından gelen ekranda VERBİS seçeneğine tıklanarak açılan sayfadan kayıt işlemleri başlatılır. VERBİS ekranında kamu kuruluşları, yurt dışı veya yurt içi gerçek ve tüzel kişiler için 3 ayrı seçenek bulunur. Veri sorumlusu ilgili olduğu bölüm üzerinden başvuru formunu doldurur. Başvuru işlemleri ücretsiz olarak gerçekleştirilir.

Başvuru formunun ilgili bakanlığa ulaşmasının ardından sistem üzerinden kullanıcı adı ve parola ilgili veri sorumlusuna iletilir. Başvuru formu çıktısı alınarak ıslak imza ile gönderilebileceği gibi kurumun kayıtlı elektronik posta (KEP) adresine de iletilebilir. Formun ulaşıp ulaşmadığının takibini veri sorumlusu yapar. Başvuru onaylanıp kullanıcı adı ve parola oluşturulduktan sonra sicil kaydı gerçekleştirilir.

Sicile Kayıt butonu seçildikten sonra e-Devlet ile giriş seçeneği görülür. Butona tıklandığında e-Devlet kapısından TC Kimlik No ve e-Devlet şifresiyle sisteme giriş yapılması gerekir. e-Devlet sistemine şifre yerine mobil imza, elektronik imza, TC kimlik kartı gibi seçeneklerle de girilmesi mümkündür.

e-Devlet sistemine giriş yapıldıktan sonra VERBİS’e kayıt girilebilmesi için ilgili veri sorumlusunun sicil kaydı tutacak kullanıcıyı irtibat kişisi olarak eklemesi gerekir. Aksi takdirde VERBİS’e kayıt yapılabilmesi mümkün değildir. Eğer veri sorumlusu farklı bir irtibat kişisi atamamışsa gerekli bilgileri doldurarak sicil kaydını tamamlar.

VERBİS’e Kimler Kayıt Olacak, Kimleri Kapsıyor?

Kişisel Verileri Koruma Kanunu'nun 16’ıncı maddesine göre yurt içinde veya yurt dışında yerleşik bulunan gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurumlarının Türkiye’de kişisel veri işlemeden önce VERBİS’e kayıt olması gerekir. Sorumlu şirketler, kanunun yayınlanma tarihinden önce işlemiş bulundukları verileri de kanuna uygun bir şekilde düzenlemekle yükümlüdür.

2018/88 sayılı karara göre yıllık çalışan sayısı 50’den çok ya da yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’den fazla olan yurt içi ya da yurt dışı gerçek veya tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarının belirtilen tarihlerde VERBİS’e kayıt olması gereklidir.

Yıllık çalışan sayısı 50’den az olan veya yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’nin altında olan gerçek ve tüzel kişiler için ise ana faaliyet konusu özel kişisel veri işleme olanlar da sisteme kayıt olmak zorundadır.

VERBİS’e Kayıt Yükümlülüğü İstisna Olanlar Kimlerdir?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16’ncı maddesine göre kayıt yükümlülüğü istisna olan kişi, kurum ya da durumlar aşağıdaki gibidir:

• Noterler
• Siyasi Partiler
• Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak koşuluyla otomatik olmayan koşullarda veri işleyenler
• İlgili kanunlara göre kurulmuş olan ve amacına uygun olarak kendi bünyesinde veri işleyen sendika, vakıf ve dernekler
• Avukatlar
• Arabulucular
• Gümrük müşavirleri
• Serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler
• Yıllık çalışan sayısı 50’den az olan veya yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’nin altında olup faaliyet alanı özel kişisel veri işleme olmayan gerçek ve tüzel kişiler

Bu kapsama giren veri sorumluları isteğe bağlı VERBİS’e kayıt yaptırabilir.

VERBİS Kaydı Yaparken Hangi Bilgiler İsteniyor?

VERBİS sistemine kayıt edilmesi istenilen bilgiler aşağıdaki gibidir:

• Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisiyle irtibat kişisinin kimlik ve adres bilgileri
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
• Veri konusu kişi grubu ve gruplarıyla bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki bilgiler
• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları
• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler
• Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre alınan tedbirler
• Kişisel verilerin işlendikleri amaca göre gerekli olan azami süre

VERBİS’e kayıt sırasında kişilere ait tüm veriler değil, verilerin üst başlıklar halindeki kategorik bilgileri işlenir. Örneğin bir kurumu ziyaret amacıyla gelen kişilerin açık kimlik ve iletişim bilgileri değil, kategori bazında kişiye ait hangi bilgilerin işlendiği belirtilir.

VERBİS Sicil Sorgulama Nasıl Yapılır?

VERBİS’e girilen bilgiler kanun gereği kamuya açık bir şekilde tutulur. Kişisel veriler ile ilgili herhangi bir ihlalin tespiti ve düzeltilebilmesi amacıyla yapılan bu düzenlemeyle verilerin doğru ve sistemli olarak girilebilmesi amaçlanır.

Veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüğü kapsamında VERBİS’e kategori bazında girdiği kimlik, iletişim, bordro bilgileri, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, fatura, senet bilgileri, finansal performans bilgileri, mesleki deneyimler gibi bilgiler şeffaf bir şekilde herkes tarafından sorgulanabilir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumunun web sitesi üzerinden VERBİS seçeneği seçildiğinde Sicil Sorgulama kısmı görülür. Sicil Sorgulama butonuna tıklandığında açılan sayfada incelenmek istenen veri sorumlusunun ad/unvan bilgileri girilerek açılan ekrandan tüm kayıt bilgileri görüntülenir. Yanlış olduğu düşünülen bir durum var ise önce ilgili veri sorumlusuyla irtibata geçilir sonrasında ise verilen cevaba göre gerekli görüldüğü takdirde kurula şikâyet başvurusunda bulunulur.

KVKK ve VERBİS

KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kurumu) Anayasada belirtilen özel hayatın gizliliği, temel hak ve özgürlüklerin korunması kapmasında ülkemizdeki kişisel verilen korunmasına yönelik tüm faaliyetleri yönetmek amacıyla kurulan ve Adalet Bakanlığı'na bağlı olarak çalışan bir kurumdur. VERBİS ise Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun denetiminde ilgili kanun ve yönetmelikler kapsamında veri sorumluları için hazırlanan bir kayıt sistemidir. kvkk.gov.tr adresinden kurumun tüm çalışmaları, ilgili mevzuat ve VERBİS sistemine ait tüm detaylara şeffaf olarak ulaşılabilir. Ayrıca sitede veri sorumlularının sistemi nasıl kullanabileceklerine dair kapsamlı bir rehber de bulunur.

KVKK (Kurum) olarak kanunla belirlenen veri sorumlularının VERBİS'e doğru bir şekilde veri işlemelerini denetlemenin yanı sıra, yükümlülüğü olduğu halde sisteme kayıt olmayanlar hakkında da Kişisel Verileri Koruma Kanunu çerçevesinde belirlenen ceza ve yaptırımları uygulayan kurumdur. Aynı zamanda VERBİS sisteminde işlenen veriler ile ilgili kurum, işletme veya kişilerin hatalı buldukları herhangi bir konuda başvuruda bulunarak düzeltme talepleri için de KVKK'ya başvurulur.

Kişisel Verileri Koruma Kanunu, kişilerin özel hayat, temel hak ve özgürlüklerinin korunması amacıyla düzenlenmiştir. VERBİS sistemi ise aynı amaç doğrultusunda veri kaydı yapan gerçek veya tüzel kişilerin bu kayıtlarına ilişkin genel bilgilerin tutulduğu bir denetim mekanizmasıdır. Sistem içerisinde kişilere ait özel bilgiler kayıt altına alınmaz. Amaç hangi kurum veya işletmenin ne amaçla ve hangi konularda veri kaydı yaptığının resmi olarak bir sistem üzerinde toplanmasını sağlamaktır.

7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe giren 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında tüm çalışmalar Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yönetilir ve denetlenir. Veri sorumlusu gerçek veya tüzel kişiler için oluşturulan kayıt sistemi VERBİS KVKK bünyesinde kurulan, ilgili kanuna göre denetlenen ve yönetilen bir uygulamadır.

VERBİS’in Önemi

Kişisel verilerin belirli bir düzen içerisinde herkes için standart bir model üzerinden kayıt altına alınmasını sağlayan VERBİS sadece düzeni değil aynı zamanda denetimi de esas alır. Kişisel Verileri Koruma Kanunu çerçevesinde hazırlanan VERBİS hangi kurumun ne amaçla, hangi konularda ve ne kadar süre ile kişisel veri kaydı yaptığının tek bir sistem üzerinden görülebilmesini sağlar. Böylelikle kişisel verileri koruma amacına ilişkin daha sistemli ve kontrol edilebilir bir düzen kurulmuş olur.

VERBİS ile kişisel veriler belirli amaçlara uygun işlenip süresi dolduğunda tamamen yok edilebilir bir sistem içerisinde toplanır. Aynı zamanda veriler rıza olmadan başka kurum ve kişilere aktarılamaz. Sistem bu denetimin daha kolay gerçekleşmesini sağlar.

VERBİS üzerinde tutulan kayıtların kamuya açık olarak sunulması ilgili verilerin herkes tarafından sorgulanıp var ise yanlışların da düzeltilebilmesine imkân verir. VERBİS hem veri kaydı tutan veri sorumluları hem de kaydı tutulan kişiler açısından tüm hak ve sorumlulukların kanuna uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlar.

24 Eylül 2020