İntranet Nedir? Ne İşe Yarar?

Peki, intranet tam olarak nedir?

İntranet, genellikle dışarıdan gelen erişimleri yok sayarak bir organizasyon içinde bilgi, iş birliği araçları, işletim sistemleri ve diğer bilgi işlem hizmetlerini paylaşmak için kullanılan bir bilgisayar ağıdır.

İntranetler, gruplar halinde veya telekonferanslar aracılığıyla çalışmayı kolaylaştırmak için de kullanılabilir. İntranet, İnternet ile karıştırılmamalıdır çünkü ikisi arasında bazı temel farklar vardır.

İnternet ile intranet arasındaki en temel fark, İnternet’e herkesin herhangi bir yerden erişebilmesidir, yani İnternet "genel" bir ağdır. Bunun aksine, intranete yalnızca kimliği doğrulanmış oturum açma bilgilerine sahip olanlar ve gerekli LAN veya VPN'e bağlı olanlar erişebilir.

İnternet ile intranetin farklı olduğu diğer özellikler aşağıdaki şekildedir:

İntranet özel bir ağ iken İnternet halka açık bir ağdır.

İntranet özel olduğu için daha güvenlidir.

İntranet yalnızca erişimi olanların kullanımıyla sınırlıyken, İnternet halka açıktır ve sınırsız kullanıcıya sahip olabilir.

İntranetteki bilgiler sınırlıdır ve yalnızca yetkili erişime sahip kişiler tarafından erişilebilir. Hâlbuki İnternet herkese sınırsız bilgi kullanımı sunar.

İntranet Ne İşe Yarar?

Bir işletmenin bir intranet kurulumu yapmak istemesinin birçok nedeni (iletişimi, ekip çalışmasını, organizasyonu, verimliliği artırma vb.) vardır.

Çoğu zaman bir intranetten yararlanmak istenmesinin sebebi, sadece ekipler arasındaki iş birliğini artırmakla sınırlı olabilir ancak intranet çok daha fazlası için kullanılabilir.

1. İletişimi geliştirmek için kullanılır

İntranetten yararlanmak istenmesinin en önemli nedeni, her zaman iç iletişimi geliştirmektir. Video, ses, anlık mesajlaşma, e-posta ve sosyal medyayı entegre eden bir intranet, çalışanların birbirleriyle daha iyi iletişim kurmasını sağlar. Ayrıca, intranet kullanımı kolay içerik yönetim sistemleri ve yayınlama uygulamalarının yanı sıra güncelleme ve haberlerin daha kolay ve hızlı bir şekilde paylaşılabilmesini sağlar.

2. Belgeleri daha iyi kontrol etmek için kullanılır

Aynı belgeler üzerinde çalışan insanlar, en son sürümün ne olduğu, onu kimin yazdığı veya düzenlediği, hatta nerede olduğu konusunda kafa karışıklığı yaşayabilir. En etkili çözüm, çalışanların belge taslağının tam olarak hangi aşamasında olduğunu veya üzerinde kimin çalıştığını bilmelerine yardımcı olmak için diğer iş birliği araçlarıyla bunların sorunsuz bir şekilde entegre edilmesidir.

3. Bilgi paylaşımı için kullanılır

Kaliteli bir intranet, kullanımı kolay içerik yönetim sistemi ve yayınlama araçları aracılığıyla önemli güncellemeleri ve haberleri çalışanlara daha kolay ve hızlı bir şekilde yayar.

4. Marka kimliğini sağlamlaştırmak için kullanılır

Kaliteli bir intranet, onu satın alan işletmeye özgü bir görünüm ve his sunar. Bir kullanıcı intranet ana sayfasında oturum açtığında, marka kimliğini güçlendiren ve kuruluşun stil kurallarına göre yazılmış bir tasarıma sahip olur.

İntranetin Kullanım Alanları Nelerdir?

İntranetler, bir işletmenin dijital iletişim ihtiyaçlarının giderilmesine hizmet eder. Ayrıca elektronik materyalleri saklamak, erişmek ve geliştirmek için güvenli bir alan sunar. Eski iş çözümlerini geliştirmek için intranet kullanmak, iş akışlarını hızlandırır ve hataları azaltarak verimlilikte büyük kazançlar sağlar. Bazı özel intranet uygulamaları, birden çok çalışanın aynı dosyalara erişebildiği ağ klasörlerini, canlı yayına başlamadan önce işlevsellik açısından test edilebilen çevrimdışı web sitelerini, rakamları aramak için dijital referans veri tabanlarını, dâhili e-posta sistemlerini ve anlık mesajlaşma yazılımını içerir.

İntranetin Avantajları Nelerdir?

Kuruluşunuzda bir intranet kurulumuna sahip olmanın birçok faydası vardır:

1. Maliyet

İntranet kullanarak bilgi iletme maliyeti son derece düşüktür. Tüm kuruluşlar, intranet hizmetlerini çok düşük bir abonelik ücreti karşılığında kullanabilir. Ek olarak intranetin; bakım, baskı vb. herhangi bir maliyeti yoktur. Bu, intraneti maliyet açısından oldukça uygun hale getirir.

2. Kullanılabilirlik

İntranet kullanan çalışanlar, bilgilerine her zaman ve her yerden erişebilir. Bulut hizmetleri sayesinde çalışanlar dünyanın neresinde olursa olsun bilgilerine anında ulaşabilir. Bu, işleri için sürekli seyahat halinde olan çalışanların işini kolaylaştırır.

3. Bilgi Depolama

İntranet, çalışanların istedikleri zaman bilgilerini depolayabildikleri bir iletişim merkezi olarak kullanılabilir. Böylece, saniyeler içinde dosyalara erişim sağlar ve bu dosyaları indirmeye izin verir.

4. İletişim

İntranet, bir organizasyon içinde hızlı ve ekonomik bir iletişim yolu sağlar. Çalışanların fikirlerini özgürce ifade edebilmeleri için sohbet, grup ve e-posta seçenekleri içerir.

5. Verimlilik

İntranet, çalışanların bilgileri aramakta zorlanmaması için tüm bilgileri hazır hale getirir. Böylece çalışanlar işlerini daha verimli bir şekilde teslim eder. Gerekli dosyaları bulmak için daha az zaman harcar ve bu da şirketin verimliliğini olumlu yönde etkiler.

6. Web Yayıncılığı

İntranetin en önemli avantajlarından biri de web yayıncılığına izin vermesidir. Web teknolojileri, belgelere, çalışan kılavuzlarına ve şirket politikalarına erişim için bir araç olarak kullanılabilir. Tüm bilgiler bir web tarayıcısı aracılığıyla kolayca görüntülenebilir.

7. Sosyal Ağ

İntranet, çalışanlar arasındaki bağı güçlendiren bir sosyal çalışma ortamı oluşturmak için kullanılabilir. Çalışanlar sosyal ağı kullanarak birbirleriyle bağlantı kurabilir.

8. Zaman Tasarrufu

Belirli bir organizasyondaki çalışanlar yalnızca ihtiyaç duydukları bilgiyi talep eder. Seçilen bilgiler spesifik olduğu için genellikle daha az zaman alır.

9. İş birliği

İntranetin bir başka yararı da sağladığı iş birliğidir. Farklı departmanlarda çalışan bütün personel kolayca iş birliği yapabilir ve ihtiyaç duyulan bilgileri paylaşabilir. Bu, departmanlar ve yönetimler arasındaki iletişim sorununu giderir.

10. Karar Verme

Farklı departmanlar fikir ve bilgileri paylaşabildiği için yöneticiler daha iyi kararlar alır.

İntranetin Dezavantajları Nelerdir?

Kuruluşunuzda bir intranet kurulumuna sahip olmanın avantajları olduğu gibi dezavantajları da vardır:

1. Uygulama

İntranet kullanım bedelleri düşük olsa da ilk etapta kurulum ya da intranet çözümlerinin türüne ve kullanıcı sayısına bağlı olarak uygulama maliyetleri yüksek olabilmektedir. Ayrıca intranet çözümünü etkili bir şekilde kullanmak için özel bir eğitime ihtiyaç vardır. Bu durum uygulama sürecini zorlaştırırken, emek ve mesai harcanmasını gerekli kılmaktadır.

2. Karmaşıklık

İntranetin doğası gereği karmaşık olduğu kabul edilir. Bu karmaşıklık nedeniyle birçok çalışan kendini bunalmış hisseder ve intraneti kullanmak istemez.

3. Güvenlik

İntranet sistemleri birçok güvenlik önlemi içerse de güvenlik risklerine karşı hâlâ savunmasızdır. Güvenlik duvarları veya ağ geçitleri olmadığı sürece, özel bilgilerinize üçüncü bir şahıs erişebilir.

 4. Güncellemeler

Güncel kalan bir intranet çözümü bulmak son derece zor olabilir. Bu tür intranet sistemleri çoğu zaman müşteri desteğinden yoksundur. Dolayısıyla şirket çalışanları buna uyum sağlamakta sorun yaşar.

5. Yönetim

İntranet kendi kendini yönetemez. Bu yüzden düzenli olarak kontrol edilmeli ve içerik baştan sona yönetilmelidir. Çalışanların, yazılımı yönetmekten sorumlu olması ve düzenli olarak çalıştığından emin olması gerekir. Bunun için de özel bir eğitime ihtiyaçları vardır.

6. Gerçek Zamanlı Etkileşimler

İntranet, işlerin çoğunlukla bilgisayardan yapılmasını sağladığı için yüz yüze etkileşimi azaltır. Gerçek zamanlı etkileşimlerin olmaması, çalışanlar arasındaki kişisel bağda zayıflamaya yol açabilir.

7. Kullanıcı Deneyimi

İntranetin kullanıcının işlerini kolaylaştıracağı varsayılsa da kullanıcı deneyimi açısından eksiktir.

8. Aşırı Bilgi Yükü

Bir intranet çözümünün karşılaştığı diğer bir zorluk, depoladığı bilginin ek yüküdür. İntranetteki aşırı miktarda bilgi birçok kişi için kafa karıştırıcı olabilir. Kullanıcının ihtiyaç duyduğu önemli bilgi dışında çok fazla bilgi varsa büyük olasılıkla bu bilgiler kafa karıştıracaktır.

İntranet Neleri Barındırır?

Her intranet, kendini değerli bir kanal yapan bileşenlerden oluşur. Bu temel unsurlar muhtemelen haberleri, toplulukları, çalışan rehberini, bir arama aracını ve kuruma ait bilgileri içerir.

Ayrıca, çalışanların günlük görevlerini yerine getirmelerine ve temel şirket bilgilerini bulmalarına olanak tanıyan temel içerik alanlarını da içermelidir. Bu içerik alanları, intranet başarısı için kritik öneme sahiptir. Verimliliği artırmak, sorulara yanıt bulmak için self servis bir yaklaşım sağlar ve çalışanların güncel olmayan bilgilere göre hareket etme riskini azaltması gibi çeşitli faydalar sunar.